17021-05 Kompetenz des Personals

Für: EA
Quelle: 4.3, Abschnitt 7, Anhang B, Anhang C

Kompetenz ist die Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten anzuwenden, um beabsichtigte Ergebnisse zu erzielen. Die Stelle muss Prozesse haben, die sicherstellen, dass das Personal angemessenes Wissen und angemessene Fertigkeiten hat für die Arten von Managementsystemen und die geographischen Gebiete, in denen sie tätig ist.

Kriterien, Beurteilung, Fachkenntnis

Es muss einen Prozess geben, der die Kompetenzkriterien für Personal festlegt, das am Management und an der Durchführung von Audits und anderen Zertifizierungstätigkeiten beteiligt ist. Die Kriterien sind für jeden technischen Bereich und jede Funktion zu ermitteln, unter Berücksichtigung der Anforderungen aller Normen oder Spezifikationen der jeweiligen Managementsystemart. Ergebnis sind dokumentierte Kriterien des Wissens und der Fertigkeiten, die nötig sind, um die Aufgaben wirksam und mit den beabsichtigten Ergebnissen auszuführen.

Anhang A ist normativ und legt die Arten von Wissen und Fertigkeiten fest, die für bestimmte Funktionen zu bestimmen sind. Inhalt in 17021-06. Sind für eine Norm oder ein Programm zusätzliche Kompetenzkriterien festgelegt, müssen sie angewendet werden. Die Norm nennt als Beispiele ISO/IEC TS 17021-2, ISO/IEC TS 17021-3 und ISO/TS 22003. Diese Dokumente liegen hier nicht vor.

Eine Anmerkung erklärt „technischer Bereich“: Bei allen Managementsystemen bezieht er sich auf Produkte, Prozesse und Dienstleistungen im Kontext des Anwendungsbereichs der Managementsystemnorm. Ein Programm kann ihn festlegen, oder die Stelle bestimmt ihn. Andere übliche Wörter sind Anwendungsbereiche, Kategorien, Sektoren.

Für die erste Beurteilung und die laufende Überwachung von Kompetenz und Leistungsfähigkeit des gesamten beteiligten Personals braucht es dokumentierte Prozesse. Die festgelegten Kriterien sind anzuwenden. Die Stelle muss darlegen, dass ihre Beurteilungsmethoden wirksam sind. Personen, die das erforderliche Maß nachgewiesen haben, müssen ermittelt werden. Der Nachweis muss vorliegen, bevor die Person die Verantwortung für ihre Tätigkeiten übernimmt.

Anhang B ist informativ. Er gibt Beispiele und erzeugt keine eigene Forderung. Er ordnet Methoden in fünf Kategorien: Bewertung von Aufzeichnungen, Rückmeldungen, Befragungen, Beobachtungen, Prüfungen. Eine Methode allein wird die Kompetenz wahrscheinlich nicht bestätigen. Wirksamer werden die Methoden, wenn sie auf die Kriterien aus 7.1.2 und 7.1.3 ausgerichtet sind. Aufzeichnungen wie Lebensläufe, Auditberichte oder Schulungsnachweise sind Indikatoren, selten allein ein Nachweis. Ein Bericht über die beobachtete Leistungsfähigkeit eines Auditors kann ein direkter Nachweis sein. Rückmeldungen von Arbeitgebern, persönlichen Referenzen, Gleichrangigen oder Kunden können Indikatoren sein und haben jeweils die in B.3 beschriebenen Grenzen. Rückmeldungen allein sind kein ausreichender Nachweis. Befragungen, auch nach einem beobachteten Audit oder anhand des Berichts, können Entscheidungen und Auditpfade nachvollziehbar machen und sprachliche sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten zeigen. Beobachtung bei der Aufgabe liefert direkte Nachweise und ist für Verwaltungs- und Managementpersonal, Auditoren und entscheidendes Personal nützlich. Periodische Beobachtung bestätigt, dass Kompetenz erhalten bleibt. Schriftliche, mündliche und praktische Prüfungen können Wissen und, je nach Anlage, Fertigkeiten zeigen. Beispiele für praktische Prüfungen: Rollenspiele, Fallstudien, Stresssimulation, direkte Arbeitssituationen.

Anhang C ist ebenfalls informativ. Bild C.1 zeigt ein Beispiel eines Ablaufs: Aufgaben benennen, das dafür nötige Wissen und die Fertigkeiten benennen, die Methoden aus Anhang B nutzen. Die Abbildung erzeugt keine Pflicht, genau diese Kästchen einzuführen.

Die Stelle muss Zugang zu technischer Fachkenntnis haben für Rat zu Fragen, die die Zertifizierung in allen ihren technischen Bereichen, Managementsystemarten und geographischen Gebieten direkt betreffen. Der Rat darf von außen oder vom eigenen Personal kommen.

Ausreichend Personal, Auswahl, Überwachung

Es muss ausreichend kompetentes Personal für Art und Umfang der Auditprogramme und die weiteren Zertifizierungsaufgaben geben. Es müssen genügend Auditoren, einschließlich Auditteamleiter und Fachexperten, beschäftigt werden oder zugänglich sein, um alle Tätigkeiten und das Auditvolumen abzudecken. Jede beteiligte Person muss ihre Pflichten, Verantwortlichkeiten und Befugnisse verstehen.

Prozesse müssen Auswahl, Schulung und formelle Autorisierung von Auditoren sowie Auswahl und Einweisung von Fachexperten regeln. Die erste Kompetenzbeurteilung eines Auditors muss den Nachweis enthalten, dass er gefordertes Wissen und geforderte Fertigkeiten während Audits anwenden kann. Das stellt ein kompetenter Bewerter fest, der den Auditor bei einem Audit beobachtet. Eine Anmerkung erlaubt, im Auswahl- und Schulungsprozess erwünschte Verhaltensweisen zu betrachten. Anhang D beschreibt sie. Er ist informativ, siehe 17021-07.

Es muss einen Prozess geben, wirksames Auditieren zu erreichen und darzulegen, mit allgemeinen Fertigkeiten und Wissen sowie mit Fertigkeiten und Wissen für bestimmte technische Gebiete. Auditoren und, wo erforderlich, Fachexperten müssen über Auditprozesse, Zertifizierungsanforderungen und weitere relevante Anforderungen unterrichtet sein und Zugang zu einem aktuellen Satz dokumentierter Verfahrensanweisungen und relevanter Informationen haben. Schulungsbedarf ist zu ermitteln, und spezielle Ausbildung ist anzubieten oder bereitzustellen, damit Auditoren, Fachexperten und weiteres eingebundenes Personal kompetent für ihre Aufgaben sind.

Die Leistung aller Personen in Audit- und anderen Zertifizierungstätigkeiten muss sichergestellt werden. Ein dokumentierter Überwachungsprozess stützt sich auf die Häufigkeit des Einsatzes und den Risikograd der Tätigkeiten. Kompetenz ist im Hinblick auf die Leistungsfähigkeit zu bewerten und zu dokumentieren, um Schulungsbedarf zu erkennen.

Jeder Auditor ist für jede Managementsystemart zu überwachen, für die er als kompetent gilt. Der dokumentierte Prozess muss Vor-Ort-Beurteilung, Überprüfung der Auditberichte und Rückinformationen von Kunden oder vom Markt kombinieren. Die Überwachung ist so zu gestalten, dass Störungen der üblichen Zertifizierungsprozesse gering bleiben, besonders aus Sicht des Kunden. Die Leistungsfähigkeit jedes Auditors ist in regelmäßigen Abständen vor Ort zu beurteilen. Die Häufigkeit dieser Vor-Ort-Beurteilungen stützt sich auf den Bedarf, der aus allen Überwachungsinformationen ermittelt wird.

Externe Personen und Ausgliederung

Von externen Auditoren und externen Fachexperten ist eine schriftliche Vereinbarung zu fordern. Darin verpflichten sie sich, die Regelungen und Prozesse der Stelle einzuhalten. Die Vereinbarung muss Vertraulichkeit und Unparteilichkeit ansprechen. Die Personen müssen der Stelle alle bestehenden oder früheren Beziehungen zu jeder Organisation mitteilen, für die sie ein Audit durchführen könnten. Eine Anmerkung stellt klar: Der Einsatz einer einzelnen Person oder eines Angestellten einer anderen Organisation per Einzelvertrag ist keine Ausgliederung.

Aufzeichnungen über das Personal müssen aktuell sein und relevante Qualifikationen, Schulung, Erfahrung, Zugehörigkeiten, berufliche Stellung und Kompetenz umfassen, einschließlich Leitungs- und Verwaltungspersonal.

Ausgliederung ist ein Untervertrag mit einer anderen Organisation, die Teile der Zertifizierungstätigkeiten im Auftrag der Stelle bereitstellt. „Unterauftragsvergabe“ verwendet die Norm als Synonym. Es muss einen Prozess geben, der die Bedingungen beschreibt, unter denen das stattfinden darf, und eine rechtlich durchsetzbare Vereinbarung mit jeder solchen Stelle zu Durchführung, Vertraulichkeit und Interessenkonflikten. Die Zertifizierungsstelle bleibt verantwortlich, stellt sicher, dass Stelle und Personal ihren Anforderungen und den zutreffenden Bestimmungen dieses Teils entsprechen, einschließlich Kompetenz, Unparteilichkeit und Vertraulichkeit, und stellt sicher, dass diese Personen nicht so in der zu auditierenden Organisation involviert sind, dass die Unparteilichkeit gefährdet sein könnte. Zulassung und Überwachung aller ausgegliederten Stellen sind zu regeln, und Aufzeichnungen zur Kompetenz des gesamten beteiligten Personals sind zu führen. Entscheidungen über den Zertifizierungsstatus dürfen nicht ausgegliedert werden.

Nicht in diesem Text: Stundenkontingente, eine Mindestzahl von Audits pro Jahr oder ein Muster für die Personalakte. Die Norm verlangt Prozesse, Kriterien, Nachweise und Aufzeichnungen. Sie legt hier keine Zahl fest. Programm-spezifische Kriterien außerhalb dieses Dokuments bleiben unberührt, sobald sie für das jeweilige Programm festgelegt sind.