Q5 Dokumentierte Information

Für: V, IA
Quelle: ISO 9001:2026, 0.1, 3.10, 7.5 und A.2 e. ISO 14001:2026, 7.5 und A.2, A.3, A.7.5. ISO 45001:2018, 7.5 und A.3 f, A.7.5. ISO/IEC 27001:2022, 7.5. ISO/IEC 42001:2023, 7.5.

7.5 hat in den fünf Normen denselben Aufbau. 7.5.1 sagt, was das System einschließt. 7.5.2 sagt, was beim Erstellen und Aktualisieren sicherzustellen ist. 7.5.3 sagt, wie die Information zu lenken ist. Der Wortlaut ist nicht in jedem Satz derselbe.

Was 7.5.1 in allen fünf verlangt. Das System muss die dokumentierte Information einschließen, die das Dokument fordert, und die dokumentierte Information, von der die Organisation bestimmt, dass sie für die Wirksamkeit nötig ist. Die Anmerkung sagt, der Umfang könne sich von Organisation zu Organisation unterscheiden. „Can“. Die genannten Gründe sind nicht überall dieselben.

ISO 9001, ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 42001 nennen drei Gründe: Größe der Organisation und Art ihrer Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen; Komplexität der Prozesse und ihrer Wechselwirkungen; Kompetenz der Personen.

ISO 14001 nennt dieselben drei und zusätzlich die Notwendigkeit, die Erfüllung der bindenden Verpflichtungen nachzuweisen. Die Kompetenz bezieht sich auf Personen, die Arbeit unter der Lenkung der Organisation ausführen.

ISO 45001 nennt die drei Gründe, die Notwendigkeit, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und anderer Anforderungen nachzuweisen, und die Kompetenz der Beschäftigten. „Workers“, im deutschen Text Beschäftigte.

Was 7.5.2 in allen fünf verlangt. Angemessene Kennzeichnung und Beschreibung, zum Beispiel Titel, Datum, Autor oder Referenznummer. Angemessenes Format, zum Beispiel Sprache, Softwareversion oder Grafik, und Medium, zum Beispiel Papier oder elektronisch. Überprüfung und Genehmigung auf Eignung und Angemessenheit.

Was 7.5.3 in allen fünf verlangt. Die geforderte dokumentierte Information muss so gelenkt werden, dass sie verfügbar und zur Verwendung geeignet ist, wo und wann sie gebraucht wird, und dass sie angemessen geschützt ist. Die Beispiele nennen Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäße Verwendung und Verlust der Integrität. Soweit zutreffend muss die Organisation ansprechen: Verteilung, Zugriff, Wiederauffinden und Verwendung; Speicherung und Erhaltung einschließlich der Lesbarkeit; Lenkung von Änderungen, zum Beispiel Versionslenkung; Aufbewahrung und Verfügung. „As applicable“. In ISO 9001 heißt das nach A.2, dass eine Anforderung in einzelnen Situationen als nicht anwendbar bestimmt werden kann, auch wenn sie nach 4.3 im Allgemeinen gilt. Diesen Satz des Leseschlüssels enthalten die anderen vier Normen an dieser Stelle nicht. Dokumentierte Information externen Ursprungs, welche die Organisation als nötig für Planung und Betrieb bestimmt, muss angemessen gekennzeichnet und gelenkt werden. Der englische Wortlaut ist „identified as appropriate, and controlled“ oder, in ISO 9001 und ISO/IEC 42001, „identified as appropriate and controlled“. Die Anmerkung sagt, Zugriff könne nur die Erlaubnis zum Lesen bedeuten oder die Erlaubnis und Befugnis zum Lesen und Ändern. „Can“.

Abweichungen in 7.5.3 und daneben. ISO 9001 gliedert die Lenkung in 7.5.3.1 und 7.5.3.2. Dieselbe Stelle verlangt zusätzlich, dass dokumentierte Information, die als Nachweis der Konformität verfügbar ist, vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt wird. Diesen Satz enthalten 7.5.3 von ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 42001 nicht. ISO 45001, Anmerkung 2 zu 7.5.3, sagt, der Zugriff auf relevante dokumentierte Information schließe den Zugriff der Beschäftigten und, wo vorhanden, ihrer Vertreter ein.

ISO 9001, 0.1, sagt, das Dokument verlange weder eine einheitliche Struktur von Qualitätsmanagementsystemen noch eine Dokumentation, die der Klauselstruktur folgt, noch den Gebrauch der Normbegriffe im Betrieb. A.2 wiederholt das als Hinweis. ISO 14001, A.2, sagt als Hinweis, es gebe keine Anforderung, die Klauselstruktur oder die Terminologie auf das System oder seine Dokumentation anzuwenden. A.7.5 sagt als Hinweis, die dokumentierte Information müsse nicht die Form eines Handbuchs haben. ISO/IEC 27001, Abschnitt 7, und ISO/IEC 42001, 7.5, verlangen ein Handbuch unter einem bestimmten Titel nicht. Die Reihenfolge der Anforderungen, die ISO/IEC 27001, 0.1, und ISO/IEC 42001 in der Einleitung von Wichtigkeit und Umsetzungsreihenfolge trennen, ist ein anderer Satz als der Satz zur Dokumentationsstruktur in ISO 9001, 0.1.

ISO 9001, A.2 e, unterscheidet zwei Formulierungen. „Shall be available as documented information“ meint die Verfügbarkeit von Information, welche die Organisation erlangt, verwendet oder bereitstellt. „Documented information shall be available as evidence of“ meint die Aufbewahrung objektiven Nachweises. „As evidence of“ bedeutet danach keine rechtlichen Beweisanforderungen. ISO 14001, A.3, erklärt die entsprechende Umstellung gegenüber der früheren Ausgabe und bleibt informativ. ISO 45001, A.3 f, hält im Deutschen zwei Verben auseinander. „Als dokumentierte Information aufrechterhalten“ bezieht sich auf Dokumente. „Aufbewahren dokumentierter Information als Nachweis“ bezieht sich auf Aufzeichnungen. Die Formulierung als Nachweis beabsichtigt keine Anforderung an die Rechtssicherheit. Wo ein Abschnitt beide Verben verlangt, bleiben beide stehen.

Welche Klausel welche dokumentierte Information verlangt, steht im Artikel der Klausel: 9001-14, 14001-11, 45001-08, 27001-07, 27001-12, 42001-08.

Dokumentierte Information: 7.5 ist die Regel, welche Information das System einschließt und wie sie gelenkt wird. Einen Nachweis der Kompetenz verlangen 7.2 der fünf Normen zusätzlich, jeweils mit dem Wortlaut dieser Norm.

Nicht in diesem Text: ein Lenkungssystem als Formular, eine Aufbewahrungsfrist, und die Aussage, die fünf Fassungen von 7.5 seien Wort für Wort dieselben. ISO 10013 wird in ISO 9001 genannt und liegt nicht vor.